「文書管理」の記事
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NGWLinuxのデモ動画を作った
NGWLinux（自治体向け文書管理グループウェア）のデモ動画を作った。収受・起案・オンライン決裁の一連の流れを、画面操作で見てもらえる形にした。
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負荷試験で壊れたのは、性能ではなく発信番号だった
何人まで耐えられるかを測るつもりで負荷試験を組んだ。だが出てきた不具合は、性能ではなく「正しさ」の問題ばかりだった。突破口は、デバッグのために溜めていた操作ログである。
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「かがみ書が反映されない」の取り違え一つの起案に、二つの宛先
「引用起案で保存してもかがみ書に反映されない」という問い合わせ。最初は意味が分からなかった。起案書とかがみ書は、宛先の違う別々の文書だった。その気づきと、判断を人に返す直し方の記録。
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サロゲートペアだけじゃなかった、日本語の難しさIPAmj明朝で解決した話
拡張漢字（サロゲートペア）を倒して外字は終わったと思っていた。ところが「囬」という一字が豆腐になった。原因はコード範囲ではなくフォントのカバレッジ。NGWの明朝をIPAmj明朝に切り替えるまでの話。
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オンライン決裁は、進むか、やり直すかだけ決裁を、二択に整理した
紙の決裁は、いま案件がどういう状態なのか外から見えなかった。NGWのオンライン決裁は、決裁者の選択を「承認して進む」か「差し戻してやり直す」かのふたつに絞った。不在の停滞は代決・引き上げで逃がし、決裁中はロックする。文書管理シリーズ第8回。
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文書管理は、捨てるためにある引継と廃棄が、本当の仕事だ
文書管理と聞くと、大切にためて取り出せるようにすること、と思うかもしれない。だが本当の目的は逆で、要らなくなった文書を、期日どおりに適切に捨てることにある。ためるのは簡単、正しく捨てるのは難しい。引継・廃棄という文書管理の本題。文書管理シリーズ第7回。
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最初からXLSXで出すどうせExcelで開くのだから
データ出力といえばCSVが定番だ。だが役所のデータをCSVで出すと、先頭のゼロが消え、コードが日付に化け、文字が壊れる。そして利用者は、結局それをExcelで開く。ならば最初からXLSXで出せばいい。NGWの出力はXLSXにした。文書管理シリーズ第6回。
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決裁の時間を縮める、それがDXだ決裁箱を知らない世代が、もう庁舎にいる
NGWにとってのDXは、派手な新技術ではない。決裁を速くする、ただそれだけだ。2023年に作ったオンライン決裁は、紙とハンコの併用を残したのに、導入団体では8割以上が電子で決裁されている。長年の慣習は、正しい道具さえあれば、いとも容易く変わる。文書管理シリーズ第9回。
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紙への印刷は、全てPDFにした帳票は一字もずらせない
役所の帳票は、罫線一本・一字のズレも許されない。だからNGWは画面から直接印刷するのをやめ、印刷をすべてサーバ生成のPDFに通した。PDFは紙面を固定するだけでなく、そのまま保存できる——ペーパーレスの土台になる。文書管理シリーズ第5回。
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今ある棚と簿冊を、登録するだけ現状から始める文書管理
文書管理システムというと「まず全部を理想の形に整理してから」と身構える。NGWは逆で、今まさに使っている棚と簿冊を、そのまま登録すれば動き出す。理想のライフサイクルは、導入してから育てればいい。低い入口こそが、続く文書管理の条件だ。文書管理シリーズ第4回。
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文書管理規程は、どこも似ているなのに、誰も読んでいない
どの自治体にも文書管理規程があり、その中身は驚くほど似ている。だが正直に言えば、日々それを読んでいる職員はほとんどいない。読まれない規程を、どうやって現実の動きに変えるか。受発番号の「一連番号」を10,20,30と読み替えた話を例に、NGWは規程を「動く仕組み」に翻訳する。文書管理シリーズ第3回。
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収受と起案は、受発簿から始まった文書の所在を管理する
NGWの文書管理は、大きな設計図からではなく、情報公開法に応えるための「文書の所在管理」から始まった。外から来る収受と、内から起こす起案。その二つの入口を、受発簿という一本の台帳で押さえる。文書管理シリーズ第2回。
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全ての文書は、分掌事務で管理する業務は、分掌事務でしかない
役所の文書を「課・係」で管理すると、組織改編のたびに壊れる。NGWは文書を、条例で定義された分掌事務に紐づけて管理する。業務の実体は分掌事務でしかなく、組織はそれを盛る器にすぎない。文書管理シリーズの第1回。
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「見せない」を権限で設計する文書管理のプライバシー保護
機微な文書を「隠す」機能を作ると、UIで消すだけでは足りない。所属×役職以上の二軸判定と、取得段での秘匿という原則を、あらゆる参照経路の一貫性から考える。