よくある質問

導入・運用について

現在の文書管理の運用を変えないと導入できませんか

いいえ。NGW は現在の環境を活かして導入することを前提にしています。文書の管理を課で行うか係で行うか、引継・廃棄を文書担当者が行うか、書庫まで管理するか——運用は団体ごとに違って構いません。導入後に、本来あるべき文書のライフサイクルを組み立てていけばよいと考えています。

起案書の様式は、いまのものを使えますか

はい。起案書の様式は団体ごとにカスタマイズできます。現在お使いの様式に合わせて出力できます。

いきなり全庁でオンライン決裁に切り替える必要がありますか

いいえ。オンライン決裁を基本にしつつ、紙決裁との併用ができます。紙で回覧決裁が完了した案件も、決裁完了処理をすることでデータとして決裁情報を残せます（文書管理者および文書主任が実行できます）。

ただし、オンライン決裁の効果——ペーパーレス化と意思決定のスピードアップ——を出すには、最終的に全庁的な取り組みが必要になります。

クライアント PC に何かインストールが必要ですか

NGW 本体は必要ありません。Microsoft Edge または Google Chrome があれば利用できます。Java や ActiveX などの特別なソフトウェアは使っていません。

ただし、常駐通知ツール「NgwNotifire」をご希望の場合は、そのツールだけ個別にインストールしていただきます。入れておくと、ブラウザで NGW を開いていなくても、Windows の通知（トースト）が画面右下にポップアップします。

通知するもの … 新着の回覧板、未処理の決裁案件
インストール時だけ Windows の管理者の許可（UAC）が必要です。日常の利用に特別な操作は要りません
入れなくても NGW は問題なく使えます

AIが、初めてのWindowsアプリを書いた — 決裁通知クライアント

帳票は印刷しないと確認できませんか

いいえ。NGW の帳票はすべて PDF として出力できます。プリンタに出さずに画面で確認できます。

文書管理について

文書分類は年度ごとに管理できますか

NGW は文書分類を年度で管理していません。仕様としてそうしています。文書の分類は、条例で設定されている分掌事務を主たる軸としています。組織改編があっても、分掌事務でたどれるようにするためです。

「ファイル」という単位はありますか

NGW では、他システムの「ファイル」に相当するものを簿冊として管理しています。保存年限・分掌事務ごとに簿冊を作り、簿冊単位で書庫へ引き継ぎ、廃棄します。

文書の閲覧範囲（共有区分）はどこまで指定できますか

共有区分は、団体ごとに課または係単位での閲覧が基本です。あわせて、決裁経路に入っている職員は、決裁のためにその文書を閲覧できます。

電子メールを収受文書として取り込めますか

はい。電子メールとの連携ができます。NGW が IMAP の Web メールとして動き、メールで届いた文書はワンクリックで収受登録できます。添付書類もそのまま取り込みます。

ご利用には、メールサーバが IMAP に対応している必要があります。

職員情報を CSV で一括登録できますか

初期データの取り込みのみ対応しています。運用開始後の追加・修正・削除は、画面から個別に行っていただきます。組織改編・人事異動については、事前に変更後の設定を登録し、異動日を指定して一斉に更新する機能があります。

オンライン決裁について

決裁中の案件を修正できますか

決裁中の案件は修正できません。仕様としてそうしています。修正するときは、いったん「取下げ」て修正し、あらためて決裁に回します。

決裁を差し戻せますか

差戻しではなく NGW では「取下げ」により、その決裁がなかったことにします。また、「取下げ」の際にはコメントを付けられますので、理由を書いて起案者に伝えてください。

承認した案件を自分に引き戻せますか

引き戻しの機能はありません。必要ないと考えています。承認した内容に問題があったときは、上位の決裁者または文書管理者が「取下げ」を行い、その決裁がなかったことにしてから、あらためて決裁に回します。

「廃案」という区分はありますか

廃案という考え方は、NGW では「却下」になります。上位の決裁者が決裁段階で却下することで、その案件を廃案と同じ扱いにします。

決裁者が不在のときはどうしますか

上位の決裁者が引き上げ承認できます。引き上げられた下位の決裁者は後閲になり、後閲確認することで承認になります。また、最終決裁者の代わりに処理する代決にも対応しています。

人事異動があったら、決裁経路を作り直しですか

いいえ。人事異動を決裁経路に反映させる機能があります。決裁済みの情報は、オンライン決裁を行った時点の役職とともに個人として保存されるため、あとから役職が変わっても記録は変わりません。

システムについて

サーバは何台必要ですか

1台でも運用できますが、NGWメインとNGWクローンの2台1組を推奨しています。データベースと文書ファイルを常時同期し、故障時は手順に沿って切り替えます。

切り替えは自動ですか

自動にしていません。自動フェイルオーバーは、メインとクローンが同時に動いてしまう事故を招きます。NGW では手動の切替手順を用意し、メインの停止確認から順に、確実に切り替える方式にしています。

クローンがあればバックアップは不要ですか

いいえ、両方必要です。クローンはハード故障に備えるもので、誤削除やデータ破損はクローンにも即座にコピーされます。「過去に戻る」ための多世代バックアップは別に取っています。

クラウドサービスとして提供していますか

NGW は、LGWAN 閉域内の庁内サーバに設置してお使いいただく前提で作っています。

過去のデータは移行できますか

移行できます。現行環境の内容と規模によって手順が変わりますので、個別にご相談ください。

その他

ここに載っていないご質問、調達仕様の機能要件に対する個別の対応可否については、お問い合わせからご連絡ください。書面でご回答します。