「制度」の記事
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文書管理は、捨てるためにある — 引継と廃棄が、本当の仕事だ
文書管理と聞くと、大切にためて取り出せるようにすること、と思うかもしれない。だが本当の目的は逆で、要らなくなった文書を、期日どおりに適切に捨てることにある。ためるのは簡単、正しく捨てるのは難しい。引継・廃棄という文書管理の本題。文書管理シリーズ第7回。
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文書管理規程は、どこも似ている — なのに、誰も読んでいない
どの自治体にも文書管理規程があり、その中身は驚くほど似ている。だが正直に言えば、日々それを読んでいる職員はほとんどいない。読まれない規程を、どうやって現実の動きに変えるか。受発番号の「一連番号」を10,20,30と読み替えた話を例に、NGWは規程を「動く仕組み」に翻訳する。文書管理シリーズ第3回。
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収受と起案は、受発簿から始まった — 文書の所在を管理する
NGWの文書管理は、大きな設計図からではなく、情報公開法に応えるための「文書の所在管理」から始まった。外から来る収受と、内から起こす起案。その二つの入口を、受発簿という一本の台帳で押さえる。文書管理シリーズ第2回。
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全ての文書は、分掌事務で管理する — 業務は、分掌事務でしかない
役所の文書を「課・係」で管理すると、組織改編のたびに壊れる。NGWは文書を、条例で定義された分掌事務に紐づけて管理する。業務の実体は分掌事務でしかなく、組織はそれを盛る器にすぎない。文書管理シリーズの第1回。
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日付は和暦で見せる — 日付ピッカーと ngwFunc_SWHenkan
役所の日付は和暦で表示する。単純な整形に見えて、改元・元号の表記ゆれ・区切りと、制度の重みが詰まっている。NGWはそれを ngwFunc_SWHenkan というひとつの関数に集約し、CreateDBWebで「DATE」と定義するだけで和暦の日付ピッカーが生成される。
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FullCalendarで行政カレンダーを作る — 9時間のズレとLGWANの壁
自治体グループウェアにカレンダーを載せる。FullCalendarを使ってみると、9時間ずれる時刻、週の始まり、日本語化、フェリー、特別職、そして閉域網LGWANという壁が次々に現れた。その記録。
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休暇の「1日」は勤務時間と同じではない — 時間→日数換算の罠
時間単位の休暇を日数に換算するとき、割る数を「1日の勤務時間」にすると間違う。制度上の「1日」が持つ文脈依存の定義を掘り下げる。
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「所属は1つ」という前提が崩れるとき — 兼務と共通所属
職員は1つの所属に属する、という素朴な前提が兼務と共通所属で崩れたとき、文書管理はどんなバグを生み、どう直したかを綴る。
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「係長」という役職名は、思ったより難しい
決裁欄の役職名は「所属名＋長」で組み立てられそうに見える。だが制度の現実は例外だらけだ。例外を消さず、一箇所に閉じ込めて名前を付けるという設計判断を綴る。