自治体の文書管理システム｜簿冊・引継・廃棄まで

Concept

いまの運用を出発点にできます

文書の管理を課で行うか係で行うか。引継・廃棄を文書担当者が行うか。書庫までは管理していない。とにかく起案書を共有して管理したい。——自治体の文書管理の運用は、団体ごとに違います。 NGW は現在の環境を活かして導入し、導入後に本来あるべき文書のライフサイクルを構築すればよい、という考え方です。各自治体の文書管理規定に沿った形にカスタマイズすることもできます。

すべての文書は、分掌事務で管理します

役所の事務は、例規集に掲載し分掌事務として課・係に割り当てられています。逆に言えば、各課・係の仕事は、すべて分掌事務の範囲に収まります。 NGW が文書分類のほかに分掌事務を管理の軸に置いているのは、このためです。

課が分割されるときは、必ず分掌事務にも分割や追加があります。 NGW は分掌事務の履歴を管理します。これにより、過年度の文書を いまどの部門が管理するのかが決まります。組織の名前や所属が変わっても文書の所在をたどれるのは、この仕組みによるものです。

全ての文書は、分掌事務で管理する業務は、分掌事務でしかない

※ 書庫の簿冊登録などの業務については、別途ご相談ください。

分掌事務とは: 例規で課・係に割り当てられている事務のことです。組織の名前や係の編成が変わっても、事務そのものは引き継がれます。NGW が分掌事務を管理の軸に置いているのは、この性質のためです。
文書分類とは: 大分類・中分類・小分類の階層で、文書の内容を分ける区分です。 NGW は分掌事務と文書分類の2つの軸で文書を管理します。

文書と分掌事務の関係図。文書分類と分掌事務の2軸で文書を管理し、組織変更があっても分掌事務でたどれることを示している — 文書は分掌事務で管理する

Receive

収受

郵便や電子メール等で送られてくる文書を受け付けて担当部署に振り分け、決裁・回覧し簿冊に保管する作業です。

新規受付から添付書類まで

収受情報を入力して新規保存し、スキャンした PDF などの添付書類を登録します。添付書類はドラッグ＆ドロップでもアップロードできます。

POINT新規保存しないと、添付書類の登録やオンライン決裁はできません。

メールで届いた文書は、そのまま収受できます

NGW は IMAP の Web メールとしても動きます。届いたメールを開いて、ツールバーの「収受転送」を押すと、そのまま収受登録の画面に進みます。 添付ファイルも一緒に取り込むので、いったん保存して貼り直す手間がありません。

NGW の Web メール画面。左に受信箱、中央にメールの一覧、右に開いたメールの本文と5件のPDF添付ファイルが表示され、右上のツールバーに「収受転送」ボタンがある — **1. Webメール**　届いたメールを開き、右上の「収受転送」を押します

収受文書の新規受付画面。上部に「このメールには添付が1件あります。登録すると添付書類に自動で取り込みます。」という案内が出ており、受発者と件名にメールの内容が入っている — **2. 収受登録**　受発者と件名が入った状態で開きます。分掌事務と簿冊を選んで登録保存するだけです（スタイル: Cacao）

※ ご利用には、メールサーバが IMAP に対応している必要があります。

バージョン表記に β を付けたメール連携が完成した日のこと

受発簿は、必要な時にいつでも印刷できます

発信文書は、起案処理から発番を取得することで受発簿に掲載されます。

POINTLinux版では、同じ年度・文書記号の発番が同時に走っても番号が重複しないよう排他制御を入れました。

収受と起案は、受発簿から始まった文書の所在を管理する

受発簿とは: 受け付けた文書（受信）と発信した文書を、受発番号の順に並べた帳票です。年度と文書記号ごとに出力でき、受信の行は黒、発信の行は赤で色分けされます。
文書記号とは: 課ごとに定めてある記号です。受発番号は年度と文書記号の組み合わせごとに採番するので、別の課の登録と番号が混ざることはありません。

受発簿の PDF。年度・文書記号ごとに、受発番号・受発日・文書分類・受発者名・件名・保存年限・回答区分が並んだ帳票。受信の行は黒、発信の行は赤で色分けされている — 受発簿

Draft

起案

事務を遂行するための伺い等の文書です。収受文書に基づく起案も、発意による起案もできます。

起案文・かがみ書・添付書類・決裁経路

起案画面はこの4つのタブで構成されています。4つめのタブで決裁経路を設定し、起案書添付書類タブで添付書類をアップロードします。タブの名前は、新規のうちは「決裁経路設定」、決裁に回したあとは「決裁状況」に変わります。

かがみ書を作成すると、起案書とは別紙の様式で出力できます。

POINT起案書の様式は団体ごとにカスタマイズできます。

起案文書の入力画面。発信者名・宛名・件名・分掌事務・簿冊の入力欄と伺い文、起案文・かがみ書・起案書添付書類・決裁状況のタブが表示されている — 起案文書（画面はダミーデータです、スタイル: Cacao）

Binder

簿冊

文書を簿冊単位で廃棄するために、分掌事務・保存年限ごとに管理されます。

簿冊とは: 同じ分掌事務・同じ保存年限の文書をまとめる単位です。紙のファイル（背表紙を付けた綴り）にあたります。引継も廃棄も、1件ずつではなく簿冊ごとに行います。
保存年限とは: 文書管理規程で定める保存の期間です（1年・3年・5年・10年・永年など）。この年限が切れた簿冊が、廃棄の対象になります。

簿冊選択のダイアログ。年度と課を選ぶプルダウン、廃棄含む・引継含むのチェック、ID・簿冊名等から検索する欄があり、連番・ID・簿冊名・分掌事務・文書数・簿冊幅・棚名称・棚場所・保存期間の列を持つ簿冊が一覧で並んでいる — 簿冊選択（画面はダミーデータです）

「簿冊を開く」で、中の文書が見えます

簿冊に保管された文書をその場で表示できます。紙をめくらずに中身を確認できることが、ペーパーレスへの第一歩になります。

簿冊関連の処理として、次のものを用意しています。

今ある棚と簿冊を、登録するだけ現状から始める文書管理

簿冊を開いた画面。左側に起案用紙、右側に決裁書類のPDFが並べて表示されている — 簿冊内の文書表示（画面はダミーデータです）

アプリ	機能
簿冊目録	簿冊を選択し「簿冊目録」を出力します。
背表紙印刷	簿冊を選択し「背表紙」を出力します。幅の違う簿冊をまとめて1枚に並べられます。
簿冊内文書目録	簿冊を選択し「簿冊内文書目録」を出力します。
簿冊内文書移動	簿冊を選択し、簿冊内の文書を他の簿冊に移動させます。
簿冊一括更新	分掌事務・保存期間・保管場所・簿冊識別を一括で更新します。
新年度簿冊登録	新年度用の簿冊を一括登録します。利用している簿冊のみを対象にできます。

Transfer

引継・廃棄

すべての文書は、文書管理規定に基づいた保存年限により書庫へ引継ぎ、廃棄していきます。

アプリ	機能
引継目録	書庫へ引き継ぐ簿冊を選択し「保存文書引継目録」を出力します。各課で決裁後、文書管理部門へ引継申請します。
引継処理	文書管理部門は「保存文書引継目録」から引き継ぐ書庫を設定し「保存文書引継指示書」を出力します。各課は指示書が届いたら「引継更新処理」を実行し、簿冊を書庫へ移動させます。
保存期間延長	書庫へ引き継いだ簿冊を選択して延長申請を実行し「保存期間延長申請書」を出力します。文書管理部門が「延長承認処理」を実行します。
廃棄処理	書庫へ引き継いだ簿冊を選択して「廃棄予定」を実行し「廃棄簿冊確認目録」を出力します。文書管理部門が「廃棄申請承認処理」を実行します。

文書管理は、捨てるためにある引継と廃棄が、本当の仕事だ

引継とは: 各課で保管していた簿冊を、保存年限まで置いておくために書庫へ移すことです。各課が目録を出し、文書管理部門が受け入れる書庫を決めます。
書庫とは: 引き継いだ簿冊を集めて保管する場所です。どの簿冊がどの書庫にあるかを NGW が持つので、年限が来たときに探し回らずに済みます。
廃棄とは: 保存年限が切れた簿冊を処分することです。各課が廃棄予定を出し、確認目録を経て、文書管理部門が承認します。捨ててよいものを、記録を残して捨てるための手順です。

自治体の文書管理システムの調達をご検討中の方へ

調達仕様の機能要件に対する NGW の考え方や、対応できること・できないことについては、個別にご説明しています。よくあるご質問もあわせてご覧ください。決裁のしくみは自治体のオンライン決裁、予定表や回覧板は自治体向けグループウェアのページに書いています。

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