オンライン決裁
オンライン決裁の目的は、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するためのペーパーレス化への取り組みです。 さらに、意思決定のスピードアップによる行政事務の効率化を図ります。そのためには、全庁的な取組みが必要です。
決裁ワークフロー
紙決裁と併用できます
オンライン決裁を基本にしますが、紙での決裁もできます。 紙回覧決裁が完了した場合は、決裁完了処理をすることでデータとして決裁情報を保管できます （文書管理者および文書主任が実行できます）。
POINT紙決裁では決裁欄に役職だけが並びます。オンライン決裁では、決裁した個人の役職と氏名が決裁欄に入り、代決や後閲もそのまま記録されます。
決裁経路の設定
これまでの紙決裁の決裁経路を、そのまま引き継いでいます。
POINT起案のたびに経路を組み立てる必要はありません。 決裁区分を選ぶだけで、登録済みの経路が入ります。オンライン決裁か紙回覧かも、ここで選びます。
決裁グループと人数
決裁グループは上下（縦）の関係、人数は横の関係です。 決裁グループが5・人数が2なら、決裁者が縦に5段、同じ段に2人並びます。 決裁グループは2以上とし、最終決裁者と代理決裁者は必ず設定します。
同じ段は、全員が承認するまで進みません
同じ段に財政課長と企画課長が並ぶ場合は、両方が承認しないと上位（総務課長）の決裁はできません。 人数を2以上にする場合は、合議などを想定しています。 ただし出張・休暇で不在の場合、急ぎの案件は上位の決裁者が引き上げて決裁できます。
人事異動時は、異動を決裁経路に反映させる機能があります。決裁情報は、オンライン決裁時の役職とともに個人として保存されます。
決裁方法
決裁経路は、決裁区分を追加することで組み立てます。
| 決裁方法 | 説明 |
|---|---|
| 決裁 | 承認・取下・却下ができ、決裁欄に役職と氏名が表示される |
| 課内決裁 | 課内の全員を決裁者に設定する |
| 係内決裁 | 係内の全員を決裁者に設定する |
| 合議 | 承認・取下・却下ができ、決裁欄に役職と氏名が表示される。基本的に決裁と同じ |
| 回覧 | 回覧者として設定する。既読しかできない |
| 課内回覧 | 課内の全員を回覧者に設定する |
| 係内回覧 | 係内の全員を回覧者に設定する |
※ 不要な決裁区分は削除して構いませんが、過去に使用している可能性がありますのでご注意ください。これまでも起案書等の決裁欄は都度変更されていたと思います。オンライン決裁でも、都度変更できます。
決裁する
画面上部の「決裁」から決裁アプリを起動すると、自分に回ってきた決裁案件が一覧で表示されます。HOME 画面の「決裁案件」タブにも同じ案件が並びます。
案件をクリックして、決裁します
回覧者は既読だけができます。既読すると、承認状況の一覧で文字の色が変わります。
決裁承認した場合は、上位に決裁の申請が通知されます。
※ 決裁案件が承認された時に、回覧板で決裁完了の通知が欲しい場合は、チェックしてから承認してください。
誰がどう処理したかが、そのまま残ります
「承認状況」タブを開くと、決裁経路が上から順に並び、それぞれがどう処理したかが表示されます。 右上には 「承認 2 / 2」 のように、承認済みの人数と決裁者の総数が出ます。
この例では、上位の企画課長が引き上げ承認したため、下位の係長は 後閲になっています。引き上げも後閲も、記録として残ります。
引き上げ承認
「下位承認待ち」にチェックを入れて再検索すると、下位の承認を待っている案件が表示されます。上位の決裁者が引き上げ承認すると、下位の決裁者は後閲になり、後閲確認することで承認になります。
代決
「代決案件検索」を実行すると、代決可能な案件（No.2 の決裁になっている案件）が表示されます。すでに承認した案件も、引き上げ承認と同時に代決する場合も、この一覧から選びます。
決裁完了
決裁が完了すると、審査欄に決裁マークが表示されます。決裁完了時・却下時・取下げ時は回覧板で通知が届きます。通知にはコメントも表示されます。
POINT却下・取下げの場合は、何らかのコメントを付けると、受け取る側が次の動きを決めやすくなります。
決裁の記録は、文書管理カードに残ります
同じ文書管理カードでも、紙決裁とオンライン決裁では決裁欄の中身が変わります。 並べてみると違いがはっきりします。
POINT紙決裁とオンライン決裁の両方を使い分けて利用できます。 様式は同じなので、切り替えの途中でも帳票が混在して困ることはありません。