引継・廃棄処理

【 引継目録】　
　書庫へ引き継ぐ簿冊を選択し「保存文書引継目録」を出力します。
　引継処理は、文書年度終了後１年間の保管期間後に実行します。
　R04年度の文書は、R05年度まで各課で保管されます。
　R06年04月に、引継処理を実施し文書管理部門に引き継ぎます。

【引継処理】
　文書管理部門は、「保存文書引継目録」から引き継ぐ書庫を設定し「保存文書引継指示書」を出力します。

【保存期間延長】
書庫へ引き継いだ簿冊を選択し延長申請を実行し「保存期間延長申請書」を出力します。
「保存期間延長申請書」は、各課で決裁後 ⇨ 文書管理部門へ延長申請します。

【廃棄処理】
書庫へ引き継いだ簿冊を選択し「廃棄予定」を実行し「廃棄簿冊確認目録」を出力します。
「廃棄簿冊確認目録」は、各課で決裁後 ⇨ 文書管理部門へ廃棄申請します。

R04年度の文書は、
R05年度は各課で保管
R06年度に文書管理部門へ引継
R06年度に1年保存の文書は、引き継がないで廃棄されます。
保存年限の年度が完了した文書は、廃棄処理を実施し書庫から確実に廃棄します。