文書の受付

NGWの文書管理は、文書の所在を明確にすることを目的に開発された経緯があります。そのため、到達文書は、必ず受付し文書カードで決裁を受け簿冊に保管します。簿冊は、決められた保存年限で引き継ぎ、廃棄します。

① 年度、所属を選択
② 受発日、文書種類、取扱区分等を選択
③ 文書区分、事務分掌、簿冊等を選択
※文書分類を簿冊に依存する設定の場合は、収受文書毎に文書分類を設定できません。
④ 回答が必要な文書は、要回答設定し回答期限、先方の文書番号、発送日を入力します。
⑤ 受発者、件名を入力します。
※必要があれば備考欄に連絡事項や処理方法などを入力します。
※南九州市では、電子決裁の導入で、回答案件、契約書等は「起案」で処理し、受付文書は添付書類にすることで事務を効率化しています。