収受・起案について

収受文書は、受発簿の電子化に取り組んだものです。
役所に届く様々な文書は、必要に応じて受発番号を付して保管されます。また、起案書などから発信する起案書にも受発番号を付して、赤い文字で受発簿に記載していました。

NGWの文書管理では、この受発簿のイメージで文書を格納します。

起案書は、事業を遂行する上で必要な決裁を得るために、必要な内容や理由をまとめた文書で、意思決定のために必須の書類です。
NGWの起案書は、起案内容はもちろんですが、分類・事務分掌・保存年限を設定した簿冊情報や保管場所情報を記載することで、起案の所在を明らかなものにします。また、2024年バージョンで構築したNGW電子決裁基盤を使い、電子決裁に対応しています。

右の起案書は、NGW標準様式ですが、自治体ごとに異なる様式にすることも可能（当初導入時オプション）です。
また、長文で１頁に入らない場合は、改頁を挿入することで複数ページにすることができます（自動改ページ機能でうまくいかない場合には、強制的に改頁を挿入します）

標準起案書は、26行程度で改頁します。

文書記号・番号は、例規集の文書管理規定に基づいて設定します。（左図は、南九州市の例規集から）
文書記号は、ほとんどの場合、市町村名＋課の先頭の文字等になります。番号は、一連の番号を自動採番しますが、増分値は任意で設定できます。基本的には、10が加算される仕様ですが、1を加算することも可能です。

例） 10, 20, 30, 40, 50, ・・・・・・・・
　　　1, 2, 3, 4, 5, ・・・・・・・・

10を加算する場合は、10と20の間に　11から19を後から設定することができます。
1を加算する場合は、1と2の間には新たな番号は設定できないため、枝番等で対応する必要があります。
なお、枝番については、回答文書や関連文書に割り当てることを想定した仕様です。

条例，規則，訓令，告示及び公告の記号は，当該条例等の前にそれぞれ「自治体名」を，達及び指令の記号は，「自治体名達(指令)」の次に課の頭文字を付けるものとし、条例等の番号は，暦年による一連番号を採番します。

文書分類は、例規集の文書管理規定に基づいて設定します。（左図は、南九州市の例規集から）

事務分掌は、例規集に掲載している事務分掌に基づいて設定します。（左図は、南九州市の例規集から）
NGWの文書管理では、この事務分掌が重要な分類となります。文書分類には、共通分類もあり、明確に文書の所管部門を特定できないことから、文書の所管部門の特定は、事務分掌としています。また、所管は履歴で管理され組織変更にも事務分掌で管理していることで、過去の文書を現在どこが管理しているかを明確に設定することができます。
なお、基本的には、現在所管している事務分掌以外の文書の操作（新規・更新・削除）はできません。

事務分掌は、文書管理部門が管理します。

組織改変では、事務分掌の所管も変更されます。NGWでは、事務分掌も履歴で管理します。
下図は、「移住及び定住促進に関すること」という事務分掌の履歴です。

2017年から2019年は、ふるさと振興室ふるさと振興係、
2020年から2021年は、ふるさと振興室移住定住係、
2022年からは、企画課企画係に変更された履歴です。

「移住及び定住促進に関すること」の所管（担当）は、現在、企画課企画係ですので、2017年から2021年までの収受・起案文書も企画課企画係が管理しています。

公開区分、取扱区分、文書区分、文書種類は、収受起案で必要に応じて設定します。

起案書で公印を押印する必要があるものは、文書種類で「公印不要」以外を選択します。
文書種類は、決裁完了後でも更新することができます。