文書管理について

　NGWの文書管理を導入する場合は、文書管理に関するコンサルティングなどは致しません。現在の環境を活用して文書管理をしていきますので、各自治体で運用は異なると考えています。例えば、文書の管理は、課単位で管理するか、係で管理するとか、引継・廃棄は文書担当者が行うとか、書庫までは管理していない、とにかく起案書を共有して管理したいなど、様々な要望に対応します。

NGWの文書管理は、各自治体の文書管理規定に沿った形で導入できるよう起案書の様式などは個別にカスタマイズすることも可能です。

鹿児島県南九州市は、43課94係493ユーザー（市長部局以外の行政委員会含む※NGWの設定）月平均2,500件(2023年度)の起案書登録で運用しています。
【データ件数】2005年度から2023年度
収受文書　816,868件
起案文書　641,282件
簿冊数　　187,766件

2023年10月の公会計システム電子決裁処理導入に続き2024年2月に文書管理の電子決裁処理を導入しました。
【電子決裁件数】
2024年2月 4,866件
2024年3月 8,043件

【事務分掌】
事務分掌は、課設置条例等で規定されています。
全ての簿冊に、この事務分掌を設定することで、所属の統廃合にも柔軟に対応することができます。また、簿冊ごとに保存年限を設定していますので、簿冊毎の引き継ぎ・廃棄が可能になります。

電子決裁の目的は、DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進するためのペーパーレス化への取り組みです。さらに、意思決定のスピードアップによる行政事務の効率化を図ります。そのためには、全庁的な取組みをする必要があり、NGWでは、文書管理の収受・起案のほかにも旅行命令や復命など行政事務の効率化のアプリを開発しています。

NGWの決裁経路基盤は、回覧板で決裁通知しHOME画面や決裁アプリから決裁処理を実行するもので、決裁が必要なNGWの全てのアプリで対応します。

添付書類（PDF推奨）をアップロードして決裁案件と同時に決裁者が閲覧できるため、決裁板に挟んで回議する必要はありません。

決裁画面は、決裁書類と添付書類を並べて表示します（ワイド画面のモニターを推奨します）

承　　認　承認すると次の決裁者が申請中になり、決裁権者が決裁すると申請者へ決裁完了の通知が届きます。

取下申出　取下申出は、決裁がなかったことにして申請者が決裁書類を加筆・修正して再度決裁申請することができます。（取下までの決裁も無効になります）

却　　下　却下すると、以降の決裁は中断され書類はロックされるので、加筆・修正はできなくなります。再度、申請する場合は、新たな案件として申請する必要があります。

電子決裁の公会計と文書管理を導入したことで、企画課長の机から決裁箱が消えました。（南九州市）